Informativa privacy per le richieste di adesione alla Rete

Ambito dell’informativa

Questa informativa, predisposta ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679, riguarda le richieste inviate attraverso i moduli Utente, Referente di università e Scuola del sito embodiededucation.it e la successiva gestione delle adesioni alla Rete Nazionale Embodied Education.

Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è Filippo Gomez Paloma. Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a segreteria@embodiededucation.it.

Dati raccolti

In base al modulo utilizzato, sono raccolti nome e cognome o nominativo del referente, indirizzo email, ente di appartenenza, ruolo, ateneo, dipartimento, scuola, codice meccanografico, sito web della scuola, ordine di scuola, città, provincia, telefono e le informazioni inserite nei campi dedicati a contributi, temi di ricerca o progetti. Per i moduli Utente e Referente di università sono richiesti il nominativo e l’email e, per il referente universitario, l’ateneo di riferimento. Gli altri dati di questi due moduli sono facoltativi. Nel modulo Scuola sono obbligatori tutti i campi, inclusi codice meccanografico, sito web, ordine di scuola, città, provincia, nominativo del referente, email dell’istituzione scolastica, telefono e descrizione del progetto o dell’interesse. Nei campi liberi si invita a descrivere gli interessi e le attività professionali usando informazioni pertinenti ed evitando dati identificativi di alunni, informazioni sanitarie o altre categorie particolari di dati personali.

Finalità e base giuridica

I dati sono utilizzati per rispondere alle richieste, esaminare le domande di adesione, contattare i referenti e gestire i rapporti con gli aderenti e le comunicazioni organizzative connesse alla partecipazione alla Rete.
La base giuridica è il legittimo interesse del titolare a dare seguito alle richieste volontariamente presentate e a coordinare i rapporti con gli aderenti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR. Il trattamento è limitato ai dati professionali e di contatto pertinenti alla richiesta, volontariamente trasmessi dall’interessato, per attività di risposta e coordinamento ragionevolmente attese. L’accesso limitato, i termini di cancellazione e la possibilità di opporsi al trattamento tutelano i diritti e le libertà dell’interessato. La dichiarazione di lettura dell’informativa serve a confermare la presa visione.
Le eventuali finalità di promozione, ricerca con dati personali o pubblicazione dei nominativi richiedono una valutazione e un’informazione specifiche prima dell’ulteriore utilizzo.

Conferimento dei dati

Il conferimento è volontario. La mancanza dei campi obbligatori impedisce l’invio della domanda. Per il modulo Scuola tutti i campi sono necessari alla presentazione della richiesta. Nei moduli Utente e Referente di università l’omissione dei campi facoltativi consente comunque l’invio.

Modalità e persone che accedono ai dati

Le richieste sono trasmesse alla casella segreteria@embodiededucation.it. Il titolare e i collaboratori incaricati della segreteria possono accedere ai dati nei limiti dei compiti assegnati e secondo istruzioni di riservatezza e sicurezza. I servizi tecnici del sito e della posta elettronica intervengono nei limiti necessari alla loro erogazione. Il sistema predisposto invia un’email e restituisce un messaggio sull’esito tecnico dell’invio. L’accettazione e la gestione dell’adesione sono svolte dalle persone incaricate.

Conservazione

Le richieste di informazioni e le domande di adesione non perfezionate sono conservate per un massimo di 12 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo cancellazione anticipata quando i dati risultino superflui. Per le adesioni attive, i dati necessari sono conservati per la durata del rapporto, con verifica almeno annuale della loro attualità e necessità. Dopo la cessazione dell’adesione, sono cancellati entro 12 mesi, salvo eliminazione anticipata. Solo i documenti effettivamente necessari per obblighi di legge o per la gestione di controversie possono essere conservati oltre tali termini, per il periodo giustificato dal relativo obbligo o dalla controversia.
Questi criteri si applicano anche ai messaggi nella casella di posta e alle copie di lavoro dei collaboratori. Le eventuali copie di sicurezza seguono i cicli di sovrascrittura del servizio tecnico e, in caso di ripristino, le richieste di cancellazione devono essere nuovamente applicate.

Fornitori e trasferimenti dei dati

Per il funzionamento del sito e della posta sono utilizzati i servizi di Aruba S.p.A. e i relativi servizi tecnici. Possono inoltre intervenire fornitori di manutenzione e assistenza, nei limiti delle attività affidate e con gli accordi richiesti dalla normativa.
Aruba dichiara che i servizi di hosting ed email sono gestiti nei propri data center italiani. Il flusso di invio dei tre moduli inoltra i dati dal sito alla casella Aruba della segreteria. Le informazioni sul luogo di erogazione dei servizi sono consultabili nella pagina Aruba sulla protezione dei dati. Per informazioni sui destinatari e sui fornitori coinvolti è possibile scrivere al titolare.

Diritti dell’interessato

Scrivendo a segreteria@embodiededucation.it è possibile chiedere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR. È possibile opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento basato sul legittimo interesse. La richiesta sarà valutata secondo l’articolo 21 del GDPR. Il diritto alla portabilità si applica quando ricorrono i presupposti previsti dall’articolo 20. È possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, consultando www.garanteprivacy.it.

Decisioni automatizzate

Nel flusso dei tre moduli predisposto sul sito, le richieste vengono inoltrate per la valutazione umana. L’adesione non è decisa automaticamente e il flusso non effettua profilazione.

Ultimo aggiornamento 7 novembre 2026.